Privacy verklaring Copper & Light CSVO

Laatst bewerkt op 27 september 2021

Bij Copper & Light vinden we het belangrijk dat iedereen zich veilig en gerespecteerd voelt in het contact met onze coöperatie. Daarom voorzien we in een uitgebreide privacy verklaring waarin we transparant zijn over het verzamelen van persoonsgegevens, waarom we die informatie verzamelen, hoe we deze informatie gebruiken, hoe we deze verwerken en wat de rechten van de bezoeker van onze website of evenementen hierin zijn. 

Wie zijn wij?

Copper & Light is een coöperatieve vennootschap zonder winstoogmerk. De coöperatieve finaliteit van Copper&light is door onderlinge samenwerking tussen alle vennoten, al dan niet gebruikers van de dienstverlening, te zorgen voor de realisatie van haar doel: bijdragen aan de ontwikkeling van artistieke carrières en oeuvres van jonge kunstenaars. In een context van samenwerking tussen collectioneurs, privé-investeerders, mecenassen,… én kunstenaars verhogen we de artistieke kansen en versterken we de sociaaleconomische positie van de kunstenaars binnen de coöperatie. 

Copper & Light is gezeteld te Vaartkom 4, 3000 Leuven (België). Het ondernemingsnummer is 0759570970.  De oprichters van Copper & Light zijn op de volgende manieren bereikbaar:

Stefaan Vandelacluze 

Tel. +32 16 65 94 60

E-mail: Stefaan@Copperlight.be

Thomas Odeurs

Tel. +32 485 34 69 28

E-mail: thomas@copperlight.be

Waarop heeft deze privacy verklaring betrekking?

Deze privacy verklaring heeft betrekking op alle persoonlijke gegevens die verzameld worden bij de dienstverlening door Copper & Light CSVO, hierna vermeld als Copper & Light. 

• Online dienstverlening van Copper & Light, gebruik van de website. 
• Offline dienstverlening van Copper & Light; evenementen (exposities, studio visits, workshops etc.)

Van wie verzamelt Copper & Light persoonsgegevens?

De term ‘bezoeker’ verwijst naar elke bezoeker van de website of evenement van Copper & Light. Meer specifiek betekent dit elke natuurlijke persoon of een rechtspersoon met wie Copper & Light direct of indirect een relatie heeft of wil hebben in de toekomst.

Met ‘verwerken van gegevens’ verwijzen we naar;

• verzamelen;
• bewaren; 
• opslaan;
• organiseren;
• vragen naar;
• raadplegen van;
• gebruiken; 
• verspreiden; 
• beschikbaar stellen van; 
• groeperen; 
• combineren;
• archiveren;
• verwijderen; en/of
• vernietigen

Copper & Light heeft te allen tijde wettelijke toestemming van de bezoeker van de website of onze evenementen nodig voor het verwerken van persoonlijke gegevens. De gegevens worden beveiligd bewaard op onze server.

Hoe verzamelt Copper & Light persoonsgegevens?

1. Persoonlijke gegevens verstrekt door de bezoeker zelf op de website

In de volgende gevallen verstrekt de bezoeker persoonlijk gegevens aan Copper & Light: 

• Inschrijven nieuwsbrief – Wanneer u zich inschrijft voor onze nieuwsbrief verstrekt u ons uw voor- en achternaam en uw e-mailadres. 
• Contactform kunstenaars – Bij het invullen van het contactform voor kunstenaars verstrekt u ons   de volgende persoonsgegevens: naam, uw voornaam, uw e-mailadres, uw telefoonnummer en uw geboortedatum. 
• Contactform kunstliefhebbers – Bij het invullen van het contactform voor kunstliefhebbers, verstrekt u ons de volgende persoonsgegevens: uw naam en/of bedrijfsnaam, uw e-mail adres en uw telefoonnummer

2. Persoonlijke gegevens verzamelt bij het gebruik van onze website

• Log file data – Hierbij gaat het om de volgende persoonsgegevens: een IP-adres, geopende pagina’s (van onze website), muiskliks, de datum en tijd van het bezoek aan de website, de gebruikte browser etc.  Deze gegevens maken de bezoeker herkenbaar en vertellen Copper & Light iets over hoe de bezoeker de website gebruikt.

3. Gegevens verzamelt via cookies en Google Analytics

• Cookies – Wanneer de bezoeker voor de eerste keer op de website van Copper & Light terecht komt zal deze een waarschuwing krijgen over het cookiegebruik. Door op ‘ik begrijp het’ te klikken gaat de bezoeker akkoord met het gebruik van deze cookies. Als de bezoeker bepaalde cookies wil weigeren, kan dit door de instellingen van de internet browser aan te passen. Gebruik hiervoor de ‘help’ functie. Wanneer de bezoeker de cookies uitschakelt, moet de bezoeker er rekening mee houden dat bepaalde grafische elementen er minder mooi kunnen uitzien, of dat bepaalde toepassingen niet gebruikt kunnen worden. De website van Copper&Light gebruikt drie verschillende soort cookies om  gegevens te verzamelen;

• Essentiële: essentiële cookies zijn noodzakelijk voor het correct functioneren van de website, de gebruiker kan deze dan ook niet weigeren. Deze worden dan ook al geactiveerd vooraleer de gebruiker een keuze maakte. 
  
• Functionele cookies: deze cookies zorgen ervoor dat de bezoeker gebruik kan maken van een zo optimaal mogelijke werkende website. De gebruiker heeft de mogelijkheid deze cookies te weigeren en worden pas geactiveerd nadat de gebruiker een keuze maakte.
  
• Analytische cookies: deze cookies verzamelen gegevens waarmee Copper & Light kan nagaan hoe de website door de bezoeker wordt gebruikt. Deze cookies worden niet gebruikt om uw zoekgedrag op andere websites te onderzoeken. Deze cookies zijn niet verplicht, en kunnen door de gebruiker geweigerd worden. 

• Google Analytics – de website installeert een cookie van het bedrijf Google als onderdeel van de “Google Analytics” dienst. Copper & Light gebruikt deze service om inzicht te kunnen krijgen in hoe bezoekers de website gebruiken.  Google kan deze informatie aan derde verstrekken indien Google hiertoe wettelijk verplicht wordt, of voor zover deze derden de informatie namens Google verwerken. Copper & Light heeft geen toestemming gegeven om de verkregen analytics informatie te gebruiken voor andere Google-diensten.
  
• CRM/Teamleader – Copper&Light gebruikt een CRM-systeem voor relatiebeheer (het verzenden van nieuwsbrieven en uitnodigingen voor evenementen). Bij het inschrijven voor de nieuwsbrief van Copper & Light worden de persoonsgegevens van de bezoeker opgeslagen in het programma Teamleader. Het gaat dan om de voor- en achternaam en het e-mailadres van de bezoeker.  Deze gegevens worden enkel in Teamleader opgeslagen wanneer de bezoeker daar uitdrukkelijk toestemming voor heeft gegeven. 

4. Gegevens voorzien door derde partijen

• Social media kanalen – Als de bezoeker sociale media functies gebruikt via de online diensten van Copper & Light, geeft de bezoeker toestemming aan het sociale media kanaal om specifieke data te delen met Copper & Light. Het kan hierbij gaan om twee categorieën van persoonsgegevens;

• Gegevens met betrekking tot de bezoeker zelf. Denk hierbij aan de naam van de bezoeker, leeftijd, adres, postcode en geboortedatum. Copper & Light kan deze gegevens toevoegen aan haar database. 
• Gegevens met betrekking tot het gebruik van het sociale media kanaal door de bezoeker. Denk hierbij aan welke content de bezoeker ‘liked’ op het betreffende kanaal.

Copper & Light kan alleen gegevens gebruiken die de bezoeker zelf heeft gedeeld met het sociale media kanaal, en voor zover persoonlijke instellingen van de bezoeker dat toelaten. Als de bezoeker het gebruik van deze gegevens wil beperken, kan de bezoeker diens instellingen daarvoor aanpassen op het betreffende sociale media kanaal. 

• Partners – Copper & Light kan ook informatie verzamelen uit andere betrouwbare bronnen, bijvoorbeeld naar aanleiding van een samenwerking met een (media)partner, zowel online of offline. Copper & Light zal deze informatie alleen verzamelen als de gegevens rechtmatig door de derde partij zijn verzameld en als deze partij deze ook rechtmatig deelt met Copper & Light.

Waarom verzamelt Copper & Light persoonsgegevens?

Copper & Light verzamelt persoonlijke gegevens voor de volgende doeleinden;

• Dienstverlening en relatiemanagement – Copper & Light verzamelt informatie om in de volgende diensten te kunnen voorzien;

• Informatie delen over exposities, evenementen, etc. 
• Uitnodigen voor exposities en andere evenementen van Copper & Light.
• Direct marketing – Mits verleende toestemming door de bezoeker, verzamelt Copper & Light  gegevens met het oog op het versturen van nieuwsbrieven en uitnodigingen voor evenementen van Copper & Light.

Met wie deelt Copper & Light de verzamelde persoonsgegevens?

Copper & Light zal geen persoonsgegevens doorgeven of verkopen aan derde partijen.

• Externe dienstverleners – Copper & Light werkt samen met een aantal onafhankelijke dienstverleners, o.m. voor het aanbieden van een aantal IT- of infrastructuurdiensten, het uitvoeren van betalingstransacties, etc.  Het is dus mogelijk dat deze bedrijven, in het kader van de door Copper & Light toegekende opdracht, toegang hebben tot bepaalde gegevens en informatie. Copper & Light laat dit enkel toe voor zover het nodig is voor de uitvoering van hun opdracht en als deze bedrijven de nodige waarborgen bieden met betrekking tot de toegang en het eventuele gebruik van deze gegevens en informatie. 
• Social media kanalen – Sommige diensten van Copper & Light bevatten social media buttons van netwerken zoals Instagram, Facebook en LinkedIn. Dit staat de bezoeker toe om informatie te delen. Deze buttons worden beheerd door de betreffende sociale media kanalen. Dit betekent dat Copper & Light geen controle heeft over wat deze bedrijven doen met deze gegevens en dat de privacy verklaring van Copper & Light niet voor de desbetreffende kanalen geldt. Ieder social media kanaal heeft zijn eigen privacy verklaring die bezoeker kan raadplegen.
• Autoriteiten – Copper & Light kan worden verplicht persoonlijke gegevens te delen met de autoriteiten.  Het kan in deze situaties bijvoorbeeld gaan om een gerechtelijk onderzoek of beslissing om fraude of veiligheidsproblemen op te sporen en op te lossen, om de wet na te leven of om de rechten van Copper & Light te beschermen. In dit geval is het delen van de persoonsgegevens rechtmatig aangezien dit noodzakelijk is om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op Copper & Light rust. 

Wat doet Copper & Light om de verzamelde gegevens te beschermen?

• Copper & Light neemt de nodige stappen om ervoor te zorgen dat zowel digitaal als fysiek bewaarde persoonsgegevens veilig en correct bewaard worden. De databases worden beveiligd met wachtwoorden die regelmatig worden vernieuwd en zijn enkel toegankelijk voor medewerkers die   deze persoonsgegevens nodig hebben voor de uitoefening van hun functie (momenteel zijn dat: de vennoten-oprichters, relatiemanager en communicatiemedewerker van Copper & Light). Fysieke dragers met persoonsgegevens worden door de medewerkers zorgvuldig bewaard in afgesloten ruimtes en niet gedeeld met derden. 
• Datalek – In het geval van een datalek met risico voor de vrijheden en veiligheid van betrokkenen maakt Copper & Light hiervan melding bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA). Of er sprake is van een datalek met een dergelijk risico wordt per geval individueel beoordeeld en hangt o.a. af van de gevoeligheid van de gegevens. Bovendien zullen de betrokkenen waarvan de persoonsgegevens (vermoedelijk) gelekt zijn worden ingelicht door Copper & Light.
• Bewaartermijn verzamelde persoonsgegevens – Copper & Light bewaart persoonsgegevens niet langer dan nodig voor het uitoefenen van de activiteiten en het voorzien van onze diensten. Hierbij wordt er gewaarborgd dat de persoonsgegevens bewaard worden in een vorm die het mogelijk maakt de betrokkene niet langer te identificeren dan voor de doeleinden waarvoor de persoonsgegevens worden verwerkt noodzakelijk is. Een wettelijke verplichting kan er echter voor zorgen dat we persoonlijke gegevens langer moeten bewaren.

Wat zijn de rechten van de bezoeker en hoe kunnen deze worden uitgeoefend?

• Het recht om uw gegevens in te kijken – Copper & Light biedt alle bezoekers de mogelijkheid om toegang te krijgen tot hun persoonlijke data. De bezoeker heeft het recht op een antwoord op de volgende vragen;

• Verwerkt Copper&Light mijn persoonsgegevens?
• Waar worden de persoonsgegevens voor gebruikt?
• Welke categorieën van persoonsgegevens worden er verwerkt??
• Met welke derde partijen deelt Copper & Light de persoonlijke gegevens?
• Wat is de afkomst van de verwerkte data?
• Waarom verwerkt Copper & Light bepaalde gegevens automatisch?

• Het recht om uw gegevens aan te passen – Onjuiste, verouderde of ongepaste persoonsgegevens kunnen op verzoek altijd en op elk moment worden aangepast of verwijderd. Bovendien heeft de betrokkene, met inachtneming van de doeleinden van de verwerking, het recht om vervollediging van onvolledige persoonsgegevens te verkrijgen. 
  
• Het recht op gegevenswissing/ vergetelheid /het recht om uw toestemming in te trekken – De bezoeker heeft te allen tijde het recht, op elk moment, om gebruik te maken van het recht van het verwijderen van diens persoonlijke data van de database van Copper & Light. Copper & Light waarborgt dat de uitoefening van het intrekken van de toestemming even eenvoudig is als het geven ervan. Hierdoor wordt onderaan elke nieuwsbrief de mogelijkheid aangeboden om zich uit te schrijven. De persoonsgegevens zullen in dit geval zonder onredelijke vertraging gewist worden van onze database. Wij nemen in dit geval rekening houdend met de beschikbare technologie en de uitvoeringskosten, redelijke maatregelen, waaronder technische maatregelen, om verwerkingsverantwoordelijke die de persoonsgegevens verwerken, ervan op de hoogte te stellen dat de betrokkene ons heeft verzocht om iedere koppeling naar, of kopie of reproductie van die persoonsgegevens te wissen. 
  
• Het recht om u te verzetten tegen de verwerking van uw persoonsgegevens. In dit geval, wordt de verwerking van uw persoonsgegevens gestaakt tenzij Copper & Light dwingende gerechtvaardigde gronden voor de verwerking kan aanvoeren die zwaarder wegen dan de belangen, rechten en vrijheden van de betrokken of die verband houden met de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering. 
  
• Het recht om uw gegevensverwerking te beperken. Indien u een beperking van de verwerking van de persoonsgegevens vraagt, dan worden de gegevens, met uitzondering van de opslag ervan, slechts verwerkt na het verkrijgen van uw toestemming of voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering of ter bescherming van de rechten van een ander natuurlijk persoon of rechtspersoon of om gewichtige redenen van algemeen belang. 
  
• Het recht om een klacht neer te leggen bij de bevoegde autoriteit  over de manier waarop uw persoonsgegevens door ons verwerkt worden. In België kan men klacht neerleggen bij de gegevenschermingsautoriteit (GBA). Bezoekers afkomstig uit andere landen kunnen klacht neerleggen bij de bevoegde autoriteit voor gegegevensbescherming van het desbetreffende land.